OA系统实施中应当注意的五个要点

本文来源 : admin 发布时间:2014年10月14日 阅读:

OA系统在进行项目建设时,切莫轻视系统实施重要性,任何一个环节出了问题,都会造成整条链的断裂。下面是结合众多典型OA系统项目实施案例总结的实施策略:
 
一、 OA 系统实施需单位领导牵头推广
如果单位领导带头坚持使用,那么系统会迅速、切实 地应用起来;如果领导不使用,那么无论信息部门如何努力也难推广。OA系统毕竟是“一把手工程”。尤其是一些领导,由于年龄关系,对电脑敬而远之,所以有 些领导对信息化比较抵触,现在一些OA系统厂商考虑到这种实际情况,在OA系统中做了一些便利的方法。一般来说,领导使用OA系统最重要功能是审批,OA 系统厂商把一些领导常用的审批用语通过管理员录入到OA系统中,领导只要轻点鼠标即可进行审批,而且可与手写版配合使用,领导用手写版直接审批意见。这样 一些人性化的措施,大大降低了一些领导对OA系统的抵触心里。
 
2 OA 系统实施要分步实施、从易到难,忌贪一步到位
一般单位都认为OA系统的功能多而全则优。其实未 必,为了确保项目的顺利实施,以及实施和推广的效率,务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功 能。如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能、以及一些简单的流程等。一些相对复杂的模块可以暂时放到回收站中,在系统应用良 好情况下系统管理员再逐步的从回收站取出来,进行设置,继而推广,这样的好处是减少员工的心里压力,如果员工进入OA系统之后看到那么多陌生的功能模块, 心里难免有抵触心理。
 
3 OA 系统实施需各部门协调配合
OA系统往往涉及单位各个部门、人员,面较广,而 其又体现了新的管理理念和模式,很大程度上改变了员工传统的作业习惯,因此在推广过程中,难免要遇到这样或那样的抵触。高层领导必须与OA系统的管理部门 (尤其是行政部/办公室)密切配合,制定使用OA系统的规章制度,明文要求系统的使用,尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。
 
4 OA 系统实施前期准备事关重要
建议有必要专门成立临时组织,要求该主管积极参与,结合OA系统厂商提供的资料要求,快速地、系统地完成数据整理工作,如组织结构、流程、各种电子文档资料等,这样可以快速启动系统的试运行,并很大程度降低了OA系统推广难度。
 
5 OA 系统实施需确定专门的系统管理员
系统管理员主要负责协同OA系统的系统初始化以及 今后的系统维护,一般来说一个系统管理员就足够,系统管理员一般都要计算机专业出身的人员才合适,系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使 用情况有直接关系。另外系统管理员的离职交接工作一定要做好,否则新来的系统管理员不熟悉情况,一切又要重新依赖OA系统供应商,这样给单位带来很大的被 动,也给OA系统厂商添加很多麻烦。