集团化企业OA软件系统实施的要点

本文来源 : admin 发布时间:2014年10月14日 阅读:

一、背景

  在信息化 时代,办公自动化 (简称OA )系统成为每一个企业 信息化建设的重要组成部分,同时随着各种应用不断地深入及技术不断地更新,从而使得各种应用之间、各个部门或总公司与子公司之间相互协同越来越紧密。

  二、目标

  为将来的“一站式企业信息应用中心”打好基础。主要的项目目标是对现有的 OA 系统进行全面的重建,包括:

  1) 提高系统的功能性、稳定性;

  2) 提高系统的健壮性、性能/容量以及吞吐能力;

  3) 组织机构的目录可以在人员、部门、岗位等其它因素的变化下,进行任意的调整。

  4) 权限的管理 进行对人员、操作、文档的权限分配进行逐级管理,以达到缩放自如的效果。

  5) 菜单分配可以进行逐级管理。

  6) 各公司流程可以任意定义,并可以穿插调用,从而实现真正意义上的协同。

  7) 提高系统的开放性,为下一步向“一站式企业信息应用中心”的发展和单点登录基础架构打好基础。

  三、系统总体架构与设计

  3.1应用系统设计原则

  系统的设计在力求满足功能要求的同时,要始终坚持以人为本的设计风格,应用界面友好、操作快捷简便、安全 性高、性能稳定、维护使用方便、无缝地与Web应用以及各类业务数据库整合。

  先进 性:以B/S体系结构为基础,采用目前应用系统最为流行的结构体系

  简便性:客户端操作采用统一、标准的Web浏览器,客户端不需要做任何多余的配置,所有的工作仅需管理员在服务器端完成。

  整合性:全面支持与关系数据库(SQL Server、Oracle、DB2等)通过中间层的对接,实现重要业务数据在办公自动化系统的提取加工。充分利用Web技术,与其他的Web应用无缝整合。

  分布式的应用:主要应用机构与各分支机构内部的应用系统,通过标准的、统一的、加密的数据接口,实现安全可靠的连接,从而构成一个基于广域网的可达上万个用户的办公应用系统,全面支持分布式的应用。

  灵活性:系统中的系统数据、工作流程、权限角色等,都可以进行动态配置,方便实现在不断变化的应用环境中的灵活使用。

  安全性:系统随时可以开放或限制某些用户或服务器对系统的访问。系统的数据、文档在各机构之间发送时均会经过数字签名及加密,另外,系统还可以通过通讯端口加密数据,这样将保证所有数据传递的安全、正确、有效。

  可移动性:利用各种低速的通信网络,结合远程通信的身份识别以及加密技术,将移动用户的客户端通过远程复制技术与本应用系统紧密结合在一起,使得强大的信息、文档处理能力和无处不在的通讯网络真正融为一体。

  定制性:一般的办公自动化系统大都给人一种沉闷、呆板的感觉,为此,系统在用户端可定义多种页面风格,按照用户的要求提供显示信息的定制,为用户提供良好的界面。

  3.2应用系统设计目标

  1)集团管理方式:由总公司为首形成与分公司 以及子公司的树状管理结构层次,达到逐级分配权限,穿透式信息查询、传递、控制的管理理念

  2)穿透式查询:为了总公司能够更好更及时的了解分公司以及子公司的重大决策以及重要批示的流转,我们的实现目标是上级单位可以进行对下属公司 的流转中、归档、以及各种重要文档的时时查询,总公司权限最高可以查询到所有下属分公司、子公司的所有信息,分公司可以查询到下属所有子公司的信息,这里 我们理解这种方式为穿透式查询和管理控制。

  3)产品 灵 活度:产品支持系统的扩展、合并,所谓扩展即是对系统部门的扩展与合并,对应用模块的拆分与重组。这样可真正的达到办公自动化随需所变的标准。而不需要在 次对系统的底层进行编码重新设计等工作。比如支持公司新设立子公司或部门机构,分公司可以拥有独立的完整的自身的办公系统,同时可以通过组织机构的定义, 流程的定义调整,权限及人员的设置,立即和已经运行办公系统的总公司及其他公司和机构达到无缝的信息沟通和整合

  4)流程化定义:系统中流程可以按照用户需求配置,也可以通过由用户自定义文档的环节流转。支持文档按照用户的管理要求设置相关的格式和内容, 支持用户因应管理变化增加或减少页面上的域,同时可以方便的控制相关环节中人或者角色的调整,支持不同环节对文档中域的权限控制(只读、隐藏、编辑等权 限),同时可以因应管理的变化进行调整。系统支持流程跨多个服务器的文档流转审批,通过流程引擎驱动分公司与分公司或职能部门,总公司和分公司之间的文档 流转。支持不同流程的相互调用,同时保证相关流程间文档中关联的信息在传递中的相互取值和合并,不同公司或部门之间可借助流程引擎进行文档的审批流转。每 个独立的公司拥有独立的流程引擎,方便各公司的管理调整,同时多流程引擎的部署优化系统的运行效率,充分利用每个服务器的处理能力。

  3.3系统基础模型

  1)逐级授权的管理概念

  系统成型后由最高级别(总公司)管理员为下属单位(分公司)的管理员进行菜单、权限的分配,这样分公司的管理员才能对系统应用部分可见和操作, 权限分配后分工司管理员在登陆系统对子公司管理员进行权限和功能菜单的分配,系统菜单以及操作权限由个单位的管理员在逐一的给管理员隶属公司的员工进行分 配,考虑到个公司员工数量大不能一一的为其分配,我们制定了一个新的设计理念“角色”管理员可以先定义一个角色以下我们假设创建了一个名为“全部人员”的 角色名称,这个角色所对应的是公司的全部人员,通讯录是办公系统中员工都可见的一个功能模块,我们将此模块对公司所有人开放,这样在分配菜单时我们将把通 讯录模块按照“角色”进行分配,在分配菜单时我们选择按角色来分配,同时把创建好的“全部人员“角色加入到通讯录的权限分配中,这样在用户登陆后即可看到 此功能模块。这样的分配模式能更好的节省工作效率方便维护。

  2)流程引擎的管理

  1、流程管理 共分四大要素分别为公司、模块、流程名称、版本对流程进行创建。

       其中公司名称控制流程所属公司。

      模块表示所属公司对应模块应用。

      流程名称表示该创建流程的名称。

  版本表示该流程的版本号(用于防止因公司制度发生变化而导致流程的变化,使得制度变化期间正在进行的流程能够正常流转,同时也不影响新流程的运转)

  2、整个流程可以控制流转的期限,并可以放送相关邮件进行督促,任意内容可以随意定制。

  3、每个处理可以控制流转的期限,并可以放送相关邮件进行督促,任意内容可以随意定制。

  4、每个环节可以设置流程的督促方式(邮件,手机,催办等),督促内容可以随意定制。

  5、控制word,电子签章等第三方软件的使用

  6、可以单人审批,多人审批,多人按顺序审批,至少几个人审批的文档处理方式

  8、流程之间可以随意调用,以达到各个业务之间可以协同。

  9、表单的内容可以根据管理的需要随时调整,同时提供定义的方式控制个环节对表单内字段的权限控制及调整。

  3)即时消息管理

  系统提供对多种通讯工具的集成功能,通过电子邮件、网络传真、实时通讯工具、手机短训、短消息处理,为办公业务提供统一的即时消息服务。

  4)系统菜单及登录页面管理

  当系统加载时按照当前用户做为条件显示菜单,菜单的显示可在后台进行创建、删除维护,菜单显示状态可以通过权限管理模块对用户进行菜单分配操 作。登录系统时会直接访问本地的xml并解析显示。此工作机制和JAVA的工作原理相同,既一次编译永久运行,这种工作机制大量的减轻了服务器端的压力, 使得服务器端运行速度更快。

  菜单维护:用户可以在系统设置中对页面主菜单进行维护,如添加新的菜单或删除已有菜单此操作由管理员完成普通用户对此操作不可见。当管理员添加 菜单后要进行菜单分配操作,可针对单一用户或角色(也可以理解为群组)进行分配。如有特殊需求时候可针对某个用户进行单独分配,角色分配既对一组相同管理 级别的用户进行分配,这样的分配方法可节省时间提高工作效率。

  可以根据每个用户的喜好提供可以选择的登录页面的模板,用户可以定义需要显示的功能模块的排布,管理员可以控制每个用户的可以看到的功能模块,统一配置一类用户的登录界面。

  5)支持多种服务器部署方式

  因系统应用面越来越大越来越广泛,随着用户不断的提高对服务器的压力也会越来越大,因此办公效率会随之下降。同时用户的公司规模也在不断扩展和 调整,我们在设计上充分考虑到此要素并做出对产品的巨大调整,系统能够在不改变自身设计的情况下,支持多种服务器的部署方式,以适应公司大集中服务器或分 布式服务器的部署要求。视公司网络情况分别可采取实时信息同步和定时信息同步,保证系统可以完整、统一、高效的运行,以提高工作效率。

  6)系统管理

  办公系统中管理的方式多种多样,为了能更好的对系统管理提高系统的应变能力和管理效率,我们采取对系统中各个模块设置模块管理员的方式来提高管 理效率,每个总公司、分公司、子公司的应用模块中都设有相应的模块管理员对模块进行管理、维护、流程配置等相关管理工作,从而帮助公司达到节省实施成本、 降低维护费用充分利用现有资源的目的。

  7)安全管理

  系统中提供了多种信息安全保障机制,如信息加密机制、认证机制、访问控制机制、数据库安全等。系统提供对与动态密码卡、USB Key、CA系统等集成,来加强管理安全机制和使用户身份的认证。

  系统建设中我们会把系统建设成为灵活扩展性强,易于管理的集团化的办公协同软件系统,同时注意避免功能的重复建设、华而不实等问题。